小型机构的一页纸 AI 政策（附可直接套用的模板）

当一家机构决定认真对待 AI 时，第一反应往往是请人写一份长篇政策。政策写好了，批准了，归档了，然后再也没人看过。与此同时，员工该怎么用还是怎么用。

更好的起点是一页纸。短到两分钟就能读完，具体到能回答员工真正关心的问题，而且在工具变化时便于更新。

这一页需要回答什么

员工关心四个问题，政策应当用一两句话分别回答：

1. 我可以用哪些工具？写明名称。“经批准的 AI 工具”等于什么都没说；“机构助手，网址 assistant.example.com.au”才有意义。
2. 哪些内容绝不能输入其他工具？要具体：患者或客户姓名、健康信息、Medicare 卡号、税号（TFN）、案件细节，以及客户档案里的任何内容。
3. 我必须核对什么？AI 的输出是草稿。在发给患者、客户、法院或同事之前，须由具备资质的人员审阅。
4. 有问题该问谁？写明一个具体的人，而不是“管理层”。

哪些内容不必写

一页纸政策之所以有效，正是因为它短。请克制住添加以下内容的冲动：

• 人工智能的发展历史；
• 罗列所有可能风险的长清单；
• “负责任地使用 AI”之类的空泛原则，却不说明具体指什么；
• 任何您实际上不会执行的规定。

如果您自己存档需要更多细节，例如供应商评估或隐私影响评估，请另外单独成文。给员工看的那一页，就保持一页。

模板

复制以下内容，替换方括号中的部分，并删除不适用的条目。

[机构名称]：工作中使用 AI 的规定
最后更新于[日期]。如有疑问，请联系[姓名、电子邮箱]。

1. 经批准的工具。工作中可以使用[工具名称及链接]。它运行于[我们自己的服务器上 / 我们与服务商签订的企业协议之下]，您输入的内容不会被用于训练 AI 模型。

2. 其他所有工具。请勿将以下任何内容输入任何其他 AI 工具，包括免费聊天机器人、浏览器插件或您个人手机上的应用：患者或客户的姓名或资料、健康信息、Medicare 卡号或税号（TFN）等身份识别号码、患者或客户档案中的任何内容，以及任何标注为保密的内容。

3. 发送前先核对。把每一份 AI 输出都当作初稿。完整阅读，核对事实、姓名、日期、剂量和引用，并改正任何错误。对所发送内容负责的是您，而不是工具。

4. 坦诚相告。如果患者或客户问起是否使用了 AI，请如实告知。[如使用 AI 病历记录助手：录音前务必征得患者同意，患者拒绝时请关闭。]

5. 如果出了问题。如果您认为保密信息被输入了不该输入的工具，请在当天告知[姓名]。您不会因为报告而受到责罚；我们需要尽快知道。

6. 欢迎提出想法。如果您认为某项工作可以借助 AI 完成，或者您正在使用未列在此处的工具，请与[姓名]沟通。我们宁愿增加一个好用的工具，也不希望大家绕开这一页的规定。

让政策真正落地

只有当经批准的工具确实方便好用时，政策才能奏效。如果员工使用获准工具要费尽周折，他们就会回头去用手机上的那些工具。以下几个做法会有帮助：

• 在员工会议上发布，而不是发一封邮件了事。现场演示用获准工具完成一项真实任务，例如整理一封转诊信或总结一封长信。
• 让“当天告知”这条规定真正安全。如果报告错误会招致指责，大家就不会再报告了。
• 每六个月复核一次，或在每次增加或停用工具时复核。每次都更新顶部的日期。
• 把副本放在大家常看的地方。员工内网、共享盘，或置顶在团队群聊里。

它的定位

一页纸政策本身并不能让机构合规，也不能取代您的隐私政策或专业义务。它的作用是让员工对“这个我能用吗？”得到一个清楚、诚实的答案，而大多数问题恰恰从这里开始。如果您需要帮助选择第 1 条中要写明的获准工具，这正是我们免费评估所涵盖的内容。